Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
När en faktura bokförs kommer det att läggas ett meddelande i Golden EDI:s meddelandekö som är en intern beställning att skapa och skicka en faktura. Genom jobbkön så görs själva sändningen och man kan då följa status på EDI-fakturan via ett fält som heter GEDI-status.
Antalet utskrifter räknas upp när faktura och kreditnota skickas, vilket gör att man kan filtrera på detta vid andra utskrifter, man kan även filtrera på att fältet GEDI-profil ska vara tomt.
En uppsättning av fakturaflöde görs oftast i skarp miljö eftersom det behövs aktuella fakturor med aktiva kunder.
Ovan beskrivna uppsättning ska vara gjord innan man testar samt inställningar för fakturaflödesuppsättningar:
· Jobbkö, bör vara upplagd med stoppad vid testning.
· Mappningar för faktura och kreditnota till det fakturaflöde som ska användas.
· Meddelandeval för faktura, kreditnota, skrivning misslyckad och aviseringsmail.
· Meddelandeinställningar för faktura, kreditnota, mottagning lyckad och mottagning misslyckad.
Följ nedanstående punkter för att genomföra test:
1) Kontakta Golden EDI att tester ska köras.
2) Leta fram bokförda fakturor med olika varianter som ska ingå i flödet. Notera deras fakturanummer.
3) Gå in under GEDI meddelandekö, tryck på Redigera lista.
4) Tryck sedan på knappen GEDI köhanterare markerad rad. Denna skapar då ett meddelande med Meddelandekod 021 som kommer att läsas upp av Golden EDI Cloud Service och skickas vidare för validering.
5) Upprepa ovanstående för de olika fakturor som ska testas.
6) För att testa kreditnota så ska kod 022 användas istället för kod 020. Meddelande ID ska då vara numret på en bokförd kreditnota.
Oavsett vilken fakturaflödestjänst man använder så bör man försöka få kontroll över hur kunderna kan ta emot fakturor för att hålla nere eventuella portokostnader. Det är också viktigt att veta hur man registrerar kundernas e-postadress för fakturamottagning.
E-postadress på kundkortet brukar användas för kontakt med kunden. Den som ska ta emot fakturan har ofta en separat e-postadress som de vill få fakturorna skickade till. Detta görs med att använda kundkortets inställning för dokumentlayout. Där kan man även ställa in e-postadress per dokumenttyp. Denna kan också hantera flera adresser i samma fält om flera mottagare ska få fakturan.
För att optimera kostnaderna för porto kan man använda fakturaflödestjänstens utskriftstjänst med kuvertering och frankering som ger en direkt lägre kostnad än om man hanterar detta själv.
De olika fakturatjänsterna skiljer sig en del åt hur valet av utskicksmetod ska hanteras men gemensamt för de olika tjänsterna är att de rekommenderar att man själv håller sig uppdaterad med informationen om hur kunden vill ta emot fakturor. Om man väljer ”fel” metod, PDF eller EDI, blir man dock aviserad om kunden inte kan ta emot informationen på det angivna sättet och man får då skicka om fakturan på nytt. Alltså bör man vid start av fakturaflödestjänsten gå igenom sitt kundregister och göra inställningarna i samråd med kunderna. Vissa kanske är givna från början medan andra måste kontaktas för att kunna sätta rätt inställning på kundkortet, gällande dokumentväxlingstyp.
KONVERTERING AV INFORMATION
När E-fakturor ska skickas så finns det ett antal standards som man måste hålla sig till. Detta gäller momskoder, valutakoder och enheter. Dessa är genomgångna i inställning av Golden EDI men man bör känna till detta om man ändrar eller lägger till någon ny kod gällande detta.
I inställningarna är det också angivet vilket konto som används för öresavrundning. Skulle detta ändras av någon anledning så måste mappning för faktura och kreditnota justeras så att rätt konto är angivet.
Meddelandekön är det ställe där Golden EDI:s Cloud Service och Dynamics Nav utbyter information. Det finns lite olika menyer där man kan gå in och se meddelandekön. Det finns även stackikon som visar antalet obehandlade meddelande i meddelandekön.
Under meddelande kön kan man hantera eventuella fel och även hantera meddelande manuellt.
Det normala sättet att hantera meddelandekön är att låta standard jobbkö hantera körningen. I initiering och inställning är detta uppsatt för automatisk hantering, men det är viktigt att känna till hur meddelandekön ser ut och hur den fungerar.
I toppen av meddelandekön finns i huvudsak möjlighet att köra om en redan behandlad rad, att köra alla obearbetade rader, att se detaljerna för ett meddelande och att se logg över ett meddelande.
På raderna kan det även stå ett felmeddelande om hanteringen har misslyckats. Se nedan under felavisering.
I vissa lägen, kanske i starten, kan det vara bra att få en intern avisering när fakturor skickas till kunderna. Denna kan exempelvis skickas till ekonomi eller försäljningsavdelningen. Det finns också en inställning för avisering om det skulle upptäckas ett fel vid utskick av fakturor. Detta skickas då till angiven användare för att göra kontroll på det som gått fel. Det finns också en avisering som meddelar om jobbkön har stoppats och som skickas från Golden EDIs Cloud Service.
Hantering fakturaflöde i Business Central - med test
Denna dokumentation innehåller en handledning till att hantera Golden EDI:s fakturaflöde till CrediFlow eller InExchange. I dokumentationen visas vissa bilder med CrediFlow där InExchange likväl kan vara alternativet.
Uppsättning och initiering är gjorda före denna beskrivning av hantering. Kompletterande information kan fås kring initiering och inställning.
I funktionen finns möjlighet att bifoga PDF-dokument som då kan användas vid portooptimering där kunder, som inte kan ta emot PDF- eller EDI-dokument, får utskrift liknande den som görs från systemet. Dock måste man kontrollera så att dokumentet passar fakturaflödets fönsterkuvert innan man kan använda sig av denna tjänst.
Med Golden EDI får man en flexibel lösning för att hantera utgående fakturor via fakturahanteringstjänst. När fakturor hanteras via denna tjänst så får man möjlighet till PDF-faktura, EDI-faktura och pappersfaktura, var och en för sig eller alla tillsammans i en optimeringstjänst.
Som en möjlighet kan även Golden EDI hantera ett större och mer komplext EDI-behov där man även hanterar inkommande behov men denna möjlighet presenteras inte i detta dokument.
I de fall man använder sig av en fakturatjänst som kan hantera portooptimering kan man låta dokumentväxlingstyp vara tomt annars kan man styra per kund vilken typ av dokument som ska skickas till mottagaren. I dagsläget är det InExchange som kan erbjuda portooptimering, se information nedan om val av utskicksmetod.
Alternativ för GEDI dokumentväxlingsprofil:
1. ”Blankt”
a. Används för portooptimering. D.v.s. då väljer fakturatjänsten på vilket sätt fakturan skickas.
2. EDI
a. Ska användas då mottagaren kan ta emot E-fakturor.
3. PDF
a. Ska användas då kunden ska få fakturan som en PDF-fil via fakturatjänsten.
4. Reskontra
a. Används i de fall man har avtalat med en reskontratjänst, exempelvis PayEx, som då kan ta hand om reskontrabevakning och belåning av fakturor.
I det dagliga arbetet är det egentligen sällan som man behöver tänka på att fakturor hanteras via Golden EDI. Men vissa saker är bra att tänka på och att veta kring hanteringen.
De kunder som ska hanteras genom fakturaflödestjänsten ska ha en GEDI-profil upplagd på sig. Denna styr då att tjänsten ska användas och tar då automatiskt hand om utskick av faktura/kreditnota i samband med den vanliga bokföringen av faktura/kreditnota. Om man inte vill skicka en enstaka faktura eller kreditnota via Golden EDI så tar man enkelt bort GEDI-profilen från dokumentet innan man bokför. Om man inte väljer någon GEDI-profil på kundkortet får man hantera fakturan manuellt med att skriva ut eller hantera det på annat manuellt sätt.
Förinstallerade profiler:
1. INTERNAL
a. Används för att skicka pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Denna används för att övervaka så att jobbkön är igång. Vid fel så skickas mail till utsedd person för kontroll av jobbkön.
2. PDFCUST
a. Används om man vill skicka PDF-dokument via den interna SMTP-mailen. Dokument som kan hanteras är, orderbekräftelse, faktura och kreditnota.
3. CREDIFLOW eller INEXCHANGE (tillagda för den tjänst som ska användas)
a. Används för att skicka fakturorna via fakturatjänst. Denna ska användas då kundens fakturor ska skickas via den valda tjänsten.
Inställningen finns på kundkortet och under faktureringsfliken.
OBS! För att kunden ska kunna identifieras i fakturaflödestjänsten så måste det finnas information om vem kunden är. Detta görs med att organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller GLN-nummer finns registrerat på kunden. Om detta saknas kommer fakturan/kreditnotan att stoppas av tjänsten. Det finns även ett fält för GEDI dokumentväxlings ID om ett unikt ID behövs för att identifieras av mottagaren.
De kunder som ska hanteras genom fakturaflödestjänsten ska ha en GEDI-profil upplagd på sig. Denna styr då att tjänsten ska användas och tar då automatiskt hand om utskick av faktura/kreditnota i samband med den vanliga bokföringen av faktura/kreditnota. Om man inte vill skicka en enstaka faktura eller kreditnota via Golden EDI så tar man enkelt bort GEDI-profilen från dokumentet innan man bokför. Om man inte väljer någon GEDI-profil på kundkortet får man hantera fakturan manuellt med att skriva ut eller hantera det på annat manuellt sätt.
Förinstallerade profiler:
1. INTERNAL
a. Används för att skicka pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Denna används för att övervaka så att jobbkön är igång. Vid fel så skickas mail till utsedd person för kontroll av jobbkön.
2. PDFCUST
a. Används om man vill skicka PDF-dokument via den interna SMTP-mailen. Dokument som kan hanteras är, orderbekräftelse, faktura och kreditnota.
3. CREDIFLOW eller INEXCHANGE (tillagda för den tjänst som ska användas)
a. Används för att skicka fakturorna via fakturatjänst. Denna ska användas då kundens fakturor ska skickas via den valda tjänsten.
Inställningen finns på kundkortet och under faktureringsfliken.
OBS! För att kunden ska kunna identifieras i fakturaflödestjänsten så måste det finnas information om vem kunden är. Detta görs med att organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller GLN-nummer finns registrerat på kunden. Om detta saknas kommer fakturan/kreditnotan att stoppas av tjänsten. Det finns även ett fält för GEDI dokumentväxlings ID om ett unikt ID behövs för att identifieras av mottagaren.
För att automatisera Golden EDI så används standard jobbkö. I denna ska det läggas upp tre jobbkötransaktioner för att köra tre olika funktioner.
1. GEDIQUEUE
a. Används för att importera och exportera meddelande från GEDI meddelandekö.
b. Denna ställs in för att skapa pulsslag.
2. GEDIHEART
a. Används för att skapa pulsslagsmeddelandet till Golden EDI:s Cloud Service.
3. GEDIDELETE
a. Används för att radera meddelande i GEDI meddelandekö.
b. Antal dagar som ett meddelande ska vara kvar i meddelandekön styrs av inställning på GEDI meddelandekod.
· GEDI-profil
o En profil kan sägas vara kopplingen mellan den interna funktionaliteten i Dynamics Nav och Golden EDIs Cloud Service. En profil kan dock även vara användbar för ex. PDF-hantering utan att koppling behövs till Cloud Servicen.
o En del information under GEDI-profilen är rent informativ medan annan information kan användas i någon funktion. Inställning görs på kunden/leverantören och som sedan överförs till dokumentet som skapas.
· GEDI meddelandekod
o Meddelandekoder läggs upp för vilka meddelande man ska hantera och vilken riktning de har, upp, ner, internt, kontroll eller meddelandet ska avslutas direkt. I uppsättning av meddeladekoder kan man även göra inställning för hur många dagar tillbaka man vill spara meddelande av olika typer. Jobbkön ska sättas upp med att köra en rensningsfunktion som inkluderas i Golden EDI.
· GEDI meddelandeval
o Grundförutsättning för att en meddelandekod ska hanteras är att koden finns angiven i någon av inställningarna under meddelandeval.
o Meddelandeval är inställning för vilken meddelandekod som ska användas i de fall det gäller att lyssna på händelser, exempelvis på en bokföring av faktura.
· GEDI mappning
o Mappning är grundfunktionen för Golden EDI. Det är denna tillsammans med övriga inställningsmöjligheter som gör att programmering av EDI-flöde kan undvikas.
o Mappningen används i de tre olika riktningar som ett meddelande kan ha, d.v.s. inkommande, utgående eller föremål för att bli kontrollerade.
· GEDI meddelandeinställning
o I meddelandeinställning kopplas profil, meddelandekod och mappningsinställning samman. Det blir på så sätt den inställning som styr, om och hur, en funktion ska hanteras för en specifik part.
· GEDI konvertering
o Konverteringsfunktionen ger möjlighet att konvertera inkommande eller utgående information så att interna systemet eller mottagande part får information på det sätt som förväntas. Exempelvis styr mottagande part hur momssatser skall benämnas och då behöver man konvertera de interna momssatserna innan de skickas. Valuta är en annan vanlig konvertering där det ibland önskas kod för den lokala valutan och ibland får det inte vara någon kod.
· GEDI statusfunktion
o Som statusfunktion finns två huvudfunktioner, det första är kopplat till den interna hanteringen av ett dokument och det andra är kopplat till resultatet från Golden EDIs Cloud Service.
· GEDI meddelandekö
o Meddelandekön används för att läsa, skriva och kontrollera meddelande. Kön kan köras manuellt eller via standard jobbkö.
· GEDI meddelanderader
o I meddelanderader så ligger den information som ska hanteras i flödet. Ett meddelande delas med en rad för varje del i meddelandet. På så sätt kan informationen, i princip, vara hur bestående av obegränsat antal rader.
· GEDI meddelandelogg
o Meddelandeloggen sköts på två olika sätt, det ena sättet sköts av systemet och det andra genom egen inställning i mappningen. Systemet skapar automatiskt logg vid fel i skrivning av meddelande. Vid ett fel i skrivning kan även ett meddelande skapas till systemansvarig via meddelandeval och inställning till denna. Meddelandeloggen har alltid en koppling till den rad i meddelandekön som loggen är skapad ifrån.
· GEDI statustransaktioner
o Statustransaktioner skapas lite olika beroende på vilket moment det är som hanteras och visas i listor över dokument. Exempelvis försäljningslista och lista över bokförda fakturor.
· GEDI försäljningslista
o Lista som är filtrerad för de ordrar som har GEDI-profil ifylld.
· GEDI bokförda försäljningsfakturor
o Lista som är filtrerad för de fakturor som har GEDI-profil ifylld.
· GEDI bokförda försäljningskreditnotor
o Lista som är filtrerad för de kreditnotor som har GEDI-profil ifylld.
· GEDI inköpsfakturor
o Lista som är filtrerad för de inkommande leverantörsfakturor som har GEDI-profil ifylld.
· GEDI inköpskreditnotor
o Lista som är filtrerad för de inkommande leverantörskreditnotor som har GEDI-profil ifylld.
· GEDI Leveransavisering
o Tilläggsfunktion som utökar systemets standardfunktion så att en komplett leveransavisering kan skapas. Kostnad för funktionen debiteras separat.
· GEDI försäljningspriser
o Lista som visar information kopplat till PRICAT, om detta används i EDI-flödet.
· GEDI försäljningspris ändringsformulär
o Lista som används för att bearbeta priser innan PRICAT skickas.
· GEDI mappningsbibliotek
o Bibliotek över mappningar som är tillgängliga som används för att beställa mappningar från Golden EDIs Cloud Service.
· GEDI klassinställning
o Används för att välja fält som identifierar inkommande information. Normalt inget som ändras.
· GEDI kontrollmeddelande
o I kontrollmeddelande ska markering för manuell direktkörning vara markerad. Detta innebär att meddelandet körs automatiskt när det beställs. Anledningen är att man oftast vill ha en direktrespons på kontrollen som görs. Exempelvis vill man få meddelande direkt vid en fakturering att det saknas information eller man har felaktig information innan själva fakturan blir skapad.
· GEDI pulsslag
o Under jobbkö finns en inställning för att ange om jobbkön ska skicka pulsslag till Golden EDIs Cloud Service. Om inställning görs under jobbkön så ska det också göras en inställning under meddelandevalet kallad kör pulsslag. Denna ska i sin tur vara kopplad till en egen jobbkö som enbart kör pulsslagen.
· Standard jobbkö
o För att köra Golden EDI med automatik så behövs det en uppsättning av jobbkö för denna. Om man vill ha övervakning av jobbkön, via Cloud Servicen, så kan man även lägga upp en jobbkö som skickar ut pulsslag.
· GEDI aviseringsmail
o Aviseringsmail kan sättas upp för att aktiveras för olika händelser. Man kan sätta upp aviseringar för fel som uppstår, för att indikera att order har kommit in, för att avisera att en faktura är utskickad, m.m.
20190214
