Detta dokument lär dig hur du initierar, installerar och använder Golden EDI. I slutet av dokumentet får du en liten demo som beskriver ett gemensamt flöde av att skicka ut fakturor med Golden EDI. Om det finns något i det här dokumentet som du inte förstår eller om det finns några problem kan du kontakta oss och vi hjälper dig med installationen.

SUMMERING

Denna dokumentation innehåller en handledning till presentation av fakturaflöde till CrediFlow eller InExchange

Uppsättning och initiering är gjord före presentationen och tas som en del i att förklara funktionen.

FAKTURAFLÖDE

Med Golden EDI får man en flexibel lösning för att hantera utgående fakturor via någon av de ovan operatörerna. När fakturor hanteras via en VAN så får man möjlighet till PDF-faktura, EDI-faktura och pappersfaktura, var och en för sig eller alla tillsammans i en optimeringstjänst.

MER EDI

Som en möjlighet kan även Golden EDI hantera ett större och mer komplext EDI-behov där man även hanterar inkommande behov men denna möjlighet presenteras inte i detta dokument.

SUMMERING

Denna dokumentation innehåller en handledning till att hantera Golden EDI:s fakturaflöde till CrediFlow eller InExchange. I dokumentationen visas vissa bilder med CrediFlow där InExchange likväl kan vara alternativet.

Uppsättning och initiering är gjorda före denna beskrivning av hantering. Kompletterande information kan fås kring initiering och inställning.

I funktionen finns möjlighet att bifoga PDF-dokument som då kan användas vid portooptimering där kunder, som inte kan ta emot PDF- eller EDI-dokument, får utskrift liknande den som görs från systemet. Dock måste man kontrollera så att dokumentet passar fakturaflödets fönsterkuvert innan man kan använda sig av denna tjänst.

FAKTURAFLÖDE

Med Golden EDI får man en flexibel lösning för att hantera utgående fakturor via fakturahanteringstjänst. När fakturor hanteras via denna tjänst så får man möjlighet till PDF-faktura, EDI-faktura och pappersfaktura, var och en för sig eller alla tillsammans i en optimeringstjänst.

MER EDI

Som en möjlighet kan även Golden EDI hantera ett större och mer komplext EDI-behov där man även hanterar inkommande behov men denna möjlighet presenteras inte i detta dokument.

JOBBKÖ

Sista delen i inställningen är att sätta igång funktionen för automatisk körning.

Det finns tre funktioner som man ska ställa in.

1) GEDIQUEUE, används för att köra funktioner i meddelandekön. I denna kan man även göra inställning att den ska beställa Pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Detta ger en övervakning av funktionen och e-postmeddelande om jobbkön stoppar av någon anledning.

2) GEDIDELETE, används för att radera hanterade och gamla meddelade i meddelandekön. Genom inställning på meddelandekod väljer man själv hur många dagar man vill spara olika meddelandetyper.

3) GEDIHEART, används för att skicka pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Vid ett eventuellt stopp i jobbkön så skickas ett mail till systemadministratören som då kan kontrollera jobbkön.

Status vid PDF-utskick

I initiering kommer inte inställningar med för att få status vid PDF-utskick. Detta kan dock åstadkommas med några enkla handgrepp. Börja med att gå in under GEDI statuskoder. Där ska man lägga upp två koder, 503 och 505. Kontrollera också så att 502 och 504 finns sedan tidigare

Lägg upp dem så här:

Under GEDI meddelandekoder så ska 503 504 och 505 kopplas till meddelandekoderna 503 respektive 505. 504 och 505 skall läggs upp.

Kontrollera även mappningarna enligt nedan upplägg.

INSTÄLLNING

Vid initiering får man grundinformation och denna används sedan för att göra anpassad inställning till det EDI-flöde som man vill sätta upp.

GEDI-PROFIL

GEDI-profil är kopplingen till Golden EDI:s Cloud Service och därmed kopplingen ut i världen. För en VAN lägger man upp en profil med namnet på VAN operatören och registrerar därefter det kopplings-ID som man fått i samband med registrering av konto hos Golden EDI.

KUNDENS PROFIL

När profilen och meddelandeinställning är gjord ska profilen kopplas till kunderna. Inställningen finns under faktureringsfliken och heter GEDI-profil.

Om man inte använder sig av portooptimering kan man styra per kund vilken typ av dokument som ska skickas till mottagaren. Denna inställning görs på samma flik.

GEDI TESTLÄGE

När man testar Golden EDI och uppsättningen så får man tillbaka ett mail med innehållet. Detta är praktiskt när man ska sätta upp ett nytt flöde och vill få kontroll över flödet innan man startar.

GEDI AVISERING

I vissa lägen, kanske i starten, kan det vara bra att få en intern avisering när fakturor skickas till kunderna. Denna kan exempelvis skickas till ekonomi eller försäljningsavdelningen.

GEDI FELAVISERING

Om ett fel upptäcks i pulsslagen så skickas ett aviseringsmail till systemansvarig.

GEDI FELAVISERING

Felavisering används också för att meddela om det finns ett fel i meddelandekön. Detta är ett praktiskt sätt att få reda på eventuella fel som kan uppstå.

20190311

GEDI STATUS

När en faktura bokförs kommer det att läggas ett meddelande i Golden EDI:s meddelandekö som är en intern beställning att skapa och skicka en faktura. Genom jobbkön så görs själva sändningen och man kan då följa status på EDI-fakturan via ett fält som heter GEDI-status.

Antalet utskrifter räknas upp när faktura och kreditnota skickas, vilket gör att man kan filtrera på detta vid andra utskrifter, man kan även filtrera på att fältet GEDI-profil ska vara tomt.

Automatisk jobbkö

Under dessa steg konfigurerar vi automatisk bearbetning av "GEDI Meddelandekö" med hjälp av Jobbkön i NAV. Det innebär att fakturor automatiskt skickas ut under ett bestämt intervall så att du inte behöver göra någonting.

1. Sök efter sidan "Jobbkötransaktioner" och öppna den.

2. Lägg till följande jobbkö och ställ den till aktiv.

3. Det ska se ut så här när du stänger kortet. Det betyder att jobbkön nu är aktiv och den kommer att behandla "GEDI Meddelandekö" var femte minut mellan 8:00 och 20:00.

GEDI STATUS

När en faktura bokförs kommer det att läggas ett meddelande i Golden EDI:s meddelandekö som är en intern beställning att skapa och skicka en faktura. Genom jobbkön så görs själva sändningen och man kan då följa status på EDI-fakturan via ett fält som heter GEDI-status.

Antalet utskrifter räknas upp när faktura och kreditnota skickas.

STANDARD JOBBKÖ

För att automatisera Golden EDI så används standard jobbkö. I denna ska det läggas upp tre jobbkötransaktioner för att köra tre olika funktioner.

1. GEDIQUEUE

a. Används för att importera och exportera meddelande från GEDI meddelandekö.

b. Denna ställs in för att skapa pulsslag.

2. GEDIHEART

HANTERING

I det dagliga arbetet är det egentligen sällan som man behöver tänka på att fakturor hanteras via Golden EDI. Men vissa saker är bra att tänka på och att veta kring hanteringen.

KUNDENS PROFIL

GEDI STATUS

När en faktura bokförs kommer det att läggas ett meddelande i Golden EDI:s meddelandekö som är en intern beställning att skapa och skicka en faktura. Genom jobbkön så görs själva sändningen och man kan då följa status på EDI-fakturan via ett fält som heter GEDI-status.

Antalet utskrifter räknas upp när faktura och kreditnota skickas.

BRA ATT HITTA

· Söka fram Golden EDI

· GEDI-profil

· Inställning på kund, identifiering av kund

· Standard jobbkö

· GEDI meddelandekö

· Meddelanderader och logg

GEDI ÅTERLÄSNING

När en betalningsfil från PayEx, kommer till Golden EDI, så läggs denna i GEDI meddelandekön som ett inkommande meddelande. Även denna hanteras via standard jobbkö, som då läser in informationen till en inbetalningsjournal.

GEDI INKOMMANDE DOKUMENT

I inläsningen skapar Golden EDI information i standard för inkommande dokument. Där får bl.a. spårning med en länk till inkommande betalningsfil.

VAL AV DISTRIBUTIONSSÄTT

Oavsett vilken fakturaflödestjänst man använder så bör man försöka få kontroll över hur kunderna kan ta emot fakturor för att hålla nere eventuella portokostnader. Det är också viktigt att veta hur man registrerar kundernas e-postadress för fakturamottagning.

E-postadress på kundkortet brukar användas för kontakt med kunden. Den som ska ta emot fakturan har ofta en separat e-postadress som de vill få fakturorna skickade till. Detta görs med att använda kundkortets inställning för dokumentlayout. Där kan man även ställa in e-postadress per dokumenttyp. Denna kan också hantera flera adresser i samma fält om flera mottagare ska få fakturan.

För att optimera kostnaderna för porto kan man använda fakturaflödestjänstens utskriftstjänst med kuvertering och frankering som ger en direkt lägre kostnad än om man hanterar detta själv.

BRA ATT HITTA

· Söka fram Golden EDI

· GEDI-profil

· Inställning på kund, identifiering av kund

· Standard jobbkö

· GEDI meddelandekö

· Meddelanderader och logg

· GEDI status

· Mappning

SUMMERING

Denna dokumentation innehåller en handledning till att hantera Golden EDI:s fakturaflöde till PayEx med återläsning av betalningsfiler. I dokumentationen visas vissa bilder med annan fakturahanterare men principerna är likväl desamma.

Vissa bilder kan variera beroende på version av Dynamics NAV.

Uppsättning och initiering är gjorda före denna beskrivning av hantering. Kompletterande information kan fås kring initiering och inställning.

I funktionen finns möjlighet att bifoga PDF-dokument om dessa ska användas för utskrift av dokument. Dock måste man kontrollera så att dokumentet passar fakturaflödets fönsterkuvert innan man kan använda sig av denna tjänst.

FAKTURAFLÖDE MED ÅTERLÄSNING

Med Golden EDI får man en flexibel lösning för att hantera utgående fakturor samt en återläsningsfunktion för betalningsfiler där reglering av reskontran görs automatiskt via standard betalningsjournal.

MER EDI

Som en möjlighet kan även Golden EDI hantera ett större och mer komplext EDI-behov där man även hanterar inkommande behov men denna möjlighet presenteras inte i detta dokument.

Manuell test

Nu när systemet konfigurerat för fakturaflöde ut så kan vi köra några tester. Detta kommer att visa en liten del av vad Golden EDI kan göra. För mer avancerad demo kan du kontakta oss så visar vi mer av det som Golden EDI kan.

1. Gå tillbaka till huvudsidan och klicka på "Kunder".

2. Klicka på en av de kunder du använde under installationen. För oss var det Trey Research så vi klickar på det.

3. Bläddra ner och expandera avsnittet Fakturering och kontrollera att "PDFCUST" är fyllt i under "GEDI Profil". Om du glömde att lägga till en kund i inställningen eller om du vill lägga till ytterligare kunder kan du göra det genom att fylla i "PDFCUST" som "GEDI Profil" för kunden.

4. Nu när vi har verifierat att kunden har nödvändig information kan vi gå tillbaka till huvudmenyn och skapa en ny "Försäljningsfaktura" “Ny”.

5. Fyll i fakturan med de uppgifter du vill ha för den kund som valts i tidigare steg. I vårt fall Trey Research.

6. Släpp fakturan när du är klar. Gå sen till bokföring och “Bokför”. Klicka Ja på de efterföljande frågorna.

7. Sök efter sidan "GEDI Meddelandekö" och öppna den.

8. Det ska finnas en rad där med "Meddelandekod" 502 (betyder utgående PDF-faktura). Med fakturanumret som "Meddelande-ID". Klicka på den linjen så den är markerad.

9. Klicka på "Process” och sen “GEDI köhanterare markerad rad” för att köra den markerade raden och bearbeta den.

10. Det borde nu finnas två rader i kön och båda ska markeras som "Meddelande mottagna".

11. Nu borde du ha fått ett mail med fakturan i den e-postadress du ställt in för kunden. Vi kommer nu visa hur du automatiserar dessa steg genom att lägga till poster i jobbkötransaktioner.

INITIERING

Första delen i initieringen handlar om att få funktionen på plats I det egna systemet. Detta görs via extension eller via FOB där detta används. Denna del görs av partnern och kan även vara en del i partnerns standardlösning.

KONTO CLOUD SERVICE OCH VAN

För att köra Golden EDI via en VAN så behövs en registrering av företagsuppgifter och en del tekniska uppgifter som rör kommunikation och användare. Uppgifterna kommer också att användas för debitering av tjänst.

Beställning av konto hos Golden EDI görs via Excel-ark (kontoregistrering.xlsx)

INITIERING I NAV

När Extension finns på plats så ska Golden EDI initieras i kundens företag. Detta görs via Golden EDI:s meny, Administration, Konfigurering, GEDI initiera Golden EDI.

Initieringen skapar grundinformation för inställningar och lägger även upp webb-tjänster för åtkomst via webb-service.

För att sätta upp rätt alternativ för ett fakturaflöde så väljs Light version. (beroende på version ser initieringen lite olika ut)

KUNDENS PROFIL

De kunder som ska hanteras genom fakturaflödestjänsten ska ha en GEDI-profil upplagd på sig. Denna styr då att tjänsten ska användas och tar då automatiskt hand om utskick av faktura/kreditnota i samband med den vanliga bokföringen av faktura/kreditnota. Om man inte vill skicka en enstaka faktura eller kreditnota via Golden EDI så tar man enkelt bort GEDI-profilen från dokumentet innan man bokför. Om man inte väljer någon GEDI-profil på kundkortet får man hantera fakturan manuellt med att skriva ut eller hantera det på annat manuellt sätt.

Förinstallerade profiler:

1. INTERNAL

a. Används för att skicka pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Denna används för att övervaka så att jobbkön är igång. Vid fel så skickas mail till utsedd person för kontroll av jobbkön.

2. PDFCUST

a. Används om man vill skicka PDF-dokument via den interna SMTP-mailen. Dokument som kan hanteras är, orderbekräftelse, faktura och kreditnota.

3. CREDIFLOW eller INEXCHANGE (tillagda för den tjänst som ska användas)

a. Används för att skicka fakturorna via fakturatjänst. Denna ska användas då kundens fakturor ska skickas via den valda tjänsten.

Inställningen finns på kundkortet och under faktureringsfliken.

OBS! För att kunden ska kunna identifieras i fakturaflödestjänsten så måste det finnas information om vem kunden är. Detta görs med att organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller GLN-nummer finns registrerat på kunden. Om detta saknas kommer fakturan/kreditnotan att stoppas av tjänsten. Det finns även ett fält för GEDI dokumentväxlings ID om ett unikt ID behövs för att identifieras av mottagaren.

KUNDENS PROFIL

De kunder som ska hanteras genom fakturaflödestjänsten ska ha en GEDI-profil upplagd på sig. Denna styr då att tjänsten ska användas och tar då automatiskt hand om utskick av faktura/kreditnota i samband med den vanliga bokföringen av faktura/kreditnota. Om man inte vill skicka en enstaka faktura eller kreditnota via Golden EDI så tar man enkelt bort GEDI-profilen från dokumentet innan man bokför. Om man inte väljer någon GEDI-profil på kundkortet får man hantera fakturan manuellt med att skriva ut eller hantera det på annat manuellt sätt.

Förinstallerade profiler:

1. INTERNAL

a. Används för att skicka pulsslag till Golden EDI:s Cloud Service. Denna används för att övervaka så att jobbkön är igång. Vid fel så skickas mail till utsedd person för kontroll av jobbkön.

2. PDFCUST

a. Används om man vill skicka PDF-dokument via den interna SMTP-mailen. Dokument som kan hanteras är, orderbekräftelse, faktura och kreditnota.

3. CREDIFLOW eller INEXCHANGE (tillagda för den tjänst som ska användas)

a. Används för att skicka fakturorna via fakturatjänst. Denna ska användas då kundens fakturor ska skickas via den valda tjänsten.

Inställningen finns på kundkortet och under faktureringsfliken.

OBS! För att kunden ska kunna identifieras i fakturaflödestjänsten så måste det finnas information om vem kunden är. Detta görs med att organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller GLN-nummer finns registrerat på kunden. Om detta saknas kommer fakturan/kreditnotan att stoppas av tjänsten. Det finns även ett fält för GEDI dokumentväxlings ID om ett unikt ID behövs för att identifieras av mottagaren.

GEDI MEDDELANDEKÖ

Meddelandekön är det ställe där Golden EDI:s Cloud Service och Dynamics Nav utbyter information. Det finns lite olika menyer där man kan gå in och se meddelandekön. Det finns även stackikon som visar antalet obehandlade meddelande i meddelandekön.

Under meddelande kön kan man hantera eventuella fel och även hantera meddelande manuellt.

Det normala sättet att hantera meddelandekön är att låta standard jobbkö hantera körningen. I initiering och inställning är detta uppsatt för automatisk hantering, men det är viktigt att känna till hur meddelandekön ser ut och hur den fungerar.

I toppen av meddelandekön finns i huvudsak möjlighet att köra om en redan behandlad rad, att köra alla obearbetade rader, att se detaljerna för ett meddelande och att se logg över ett meddelande.

På raderna kan det även stå ett felmeddelande om hanteringen har misslyckats. Se nedan under felavisering.

MEDDELANDEINSTÄLLNING FÖR PROFIL

När profilen är upplagd så ska denna kopplas till de olika funktionerna som profilen ska hantera.

DOKUMENTVÄXLINGSPROFIL, DISTRIBUTIONSSÄTT

I de fall man använder sig av en fakturatjänst som hanterar portooptimering kan man låta dokumentväxlingstyp vara tomt annars kan man styra per kund vilken typ av dokument som ska skickas till mottagaren.

Alternativ för GEDI dokumentväxlingsprofil:

1. ”Blankt”

a. Ska inte användas när fakturor skickas via PayEx.

2. EDI

a. Ska användas då mottagaren kan ta emot E-fakturor.

3. PDF

a. Ska användas då kunden ska få fakturan som en PDF-fil.

4. Reskontra

a. Används i de fall man har avtalat med PayEx att man själv skickar fakturorna till kunden men att PayEx håller reskontran för fakturorna.

EGEN TESTNING

En uppsättning av fakturaflöde görs oftast i skarp miljö eftersom det behövs aktuella fakturor med aktiva kunder.

Ovan beskrivna uppsättning ska vara gjord innan man testar samt inställningar för fakturaflödesuppsättningar:

· Jobbkö, bör vara upplagd med stoppad vid testning.

· Mappningar för faktura och kreditnota till det fakturaflöde som ska användas.

· Meddelandeval för faktura, kreditnota, skrivning misslyckad och aviseringsmail.

· Meddelandeinställningar för faktura, kreditnota, mottagning lyckad och mottagning misslyckad.

Följ nedanstående punkter för att genomföra test:

1) Kontakta Golden EDI att tester ska köras.

2) Leta fram bokförda fakturor med olika varianter som ska ingå i flödet. Notera deras fakturanummer.

3) Gå in under GEDI meddelandekö, tryck på Redigera lista.

4) Tryck sedan på knappen GEDI köhanterare markerad rad. Denna skapar då ett meddelande med Meddelandekod 021 som kommer att läsas upp av Golden EDI Cloud Service och skickas vidare för validering.

5) Upprepa ovanstående för de olika fakturor som ska testas.

6) För att testa kreditnota så ska kod 022 användas istället för kod 020. Meddelande ID ska då vara numret på en bokförd kreditnota.

EGEN TESTNING

En uppsättning av fakturaflöde görs oftast i skarp miljö eftersom det behövs aktuella fakturor med aktiva kunder. Återläsning av betalningsfiler kan också testas i skarp miljö utan att påverka driften eftersom inläsningen kan tas bort utan att bokföras.

Ovan beskrivna uppsättning ska vara gjord innan man testar samt inställningar för fakturaflödesuppsättningar:

· Meddelandekod 1100 för återläsning.

· Meddelandeval Meddelandekod 1100 för automatisk körning.

· Jobbkö, bör vara upplagd med stoppad vid testning.

· Journalnamn, PAYEX med rätt nummerserie för bokföring.

· Mappningar för faktura, kreditnota och journalåterläsning.

· Meddelandeval för faktura, kreditnota, återläsning, kontroll och aviseringsmail.

Följ nedanstående punkter för att genomföra test:

1) Kontakta parter, Golden EDI, EDI-solution och PayEx att tester ska köras.

2) Leta fram bokförda fakturor med olika varianter som ska ingå i flödet. Notera deras fakturanummer.

3) Gå in under GEDI meddelandekö, tryck på Redigera lista.

4) Tryck sedan på knappen GEDI köhanterare markerad rad. Denna skapar då ett meddelande med Meddelandekod 021 som kommer att läsas upp av Golden EDI Cloud Service och skickas vidare för validering.

5) Upprepa ovanstående för de olika fakturor som ska testas.

6) För att testa kreditnota så ska kod 022 användas istället för kod 020. Meddelande ID ska då vara numret på en bokförd kreditnota.

GEDI MEDDELANDEKÖ

Meddelandekön är det ställe där Golden EDI:s Cloud Service och Dynamics Nav utbyter information. Det finns lite olika menyer där man kan gå in och se meddelandekön. Det finns även stackikon som visar antalet obehandlade meddelande i meddelandekön.

Under meddelande kön kan man hantera eventuella fel och även hantera meddelande manuellt.

Det normala sättet att hantera meddelandekön är att låta standard jobbkö hantera körningen. I initiering och inställning är detta uppsatt för automatisk hantering, men det är viktigt att känna till hur meddelandekön ser ut och hur den fungerar.

I toppen av meddelandekön finns i huvudsak möjlighet att köra om en redan behandlad rad, att köra alla obearbetade rader, att se detaljerna för ett meddelande och att se logg över ett meddelande.

På raderna kan det även stå ett felmeddelande om hanteringen har misslyckats. Se nedan under felavisering.

GEDI KONTROLLFUNKTION

Vid en inläsning av meddelande så låter man även standard jobbkö kontrollera den inkomna informationen. Vilka kontroller som ska göras är dynamiskt mot de krav som man ställer.

Om ett fel upptäcks så kan man låta Golden EDI avisera detta via ovanstående aviseringsfunktion samt att man visar inkommet fel kopplat till det inkomna dokumentet. Man kan trycka på beskrivningen för att öppna upp den specifika betalningsjournalraden som felet är kopplat till.

HANTERING

I det dagliga arbetet är det egentligen sällan som man behöver tänka på att fakturor hanteras via Golden EDI. Men vissa saker är bra att tänka på och att veta kring hanteringen.

KUNDENS PROFIL

De kunder som ska hanteras genom fakturaflödestjänsten ska ha en GEDI-profil upplagd på sig. Denna styr då att tjänsten ska användas och tar då automatiskt hand om utskick av faktura/kreditnota i samband med den vanliga bokföringen av faktura/kreditnota.

Inställningen finns på kundkortet och under faktureringsfliken.

OBS! För att kunden ska kunna identifieras i fakturaflödestjänsten så måste det finnas information om vem kunden är. Detta görs med att organisationsnummer, momsregistreringsnummer och/eller GLN-nummer finns registrerat på kunden. Om detta saknas kommer fakturan/kreditnotan att stoppas av tjänsten.

Om man inte använder sig av portooptimering kan man styra per kund vilken typ av dokument som ska skickas till mottagaren. Denna inställning görs på samma flik.

GEDI STATUS

När en faktura bokförs kommer det att läggas ett meddelande i Golden EDI:s meddelandekö som är en intern beställning att skapa och skicka en faktura. Genom jobbkön så görs själva sändningen och man kan då följa status på EDI-fakturan via ett fält som heter GEDI-status.

Antalet utskrifter räknas upp när faktura och kreditnota skickas, vilket gör att man kan filtrera på detta vid andra utskrifter, man kan även filtrera på att fältet GEDI-profil ska vara tomt.

GEDI AVISERING

I vissa lägen, kanske i starten, kan det vara bra att få en intern avisering när fakturor skickas till kunderna. Denna kan exempelvis skickas till ekonomi eller försäljningsavdelningen.

Vid leveransavisering med SSCC så behövs det en etikettskrivare samt konfigurering av brandväggen.

En etikettskrivare med inbyggd Ethernet-port, förslag på produkter se längre ner i dokumentet.

Etikettskrivaren skall konfigureras med internt fast ip-nummer.

I brandväggen behövs en regel för att kunna ta emot utskriften enligt nedan.

Port 9100 (TCP) och det publika ip-numret används som standard hit skickar vi en printer-url för att styra etikettskrivaren. Brandväggens konfig skall skicka vår printer-url via Port 9100 till det interna ip-numret som etikettskrivaren är konfigurerad med.

Förslag på produkter:

Zebra Gk420d Dt 203dpi USB/Ethernet (Viktigt att det är Ethernet modell så den har nätverk)

DOKUMENTVÄXLINGSPROFIL, DISTRIBUTIONSSÄTT

I de fall man använder sig av en fakturatjänst som kan hantera portooptimering kan man låta dokumentväxlingstyp vara tomt annars kan man styra per kund vilken typ av dokument som ska skickas till mottagaren. I dagsläget är det InExchange som kan erbjuda portooptimering, se information nedan om val av utskicksmetod.

Alternativ för GEDI dokumentväxlingsprofil:

1. ”Blankt”

a. Används för portooptimering. D.v.s. då väljer fakturatjänsten på vilket sätt fakturan skickas.

SUMMERING

Golden EDI är en s.k. tvåskiktslösning där en del är implementerad i affärssystemet och en del är molnbaserad och placerad i Microsoft Azure.

Vi indelar övervakningen av Golden EDI i de två skikten där dessa interagerar för att uppfylla största möjliga säkerhet gällande övervakning och funktion.

ÖVERVAKNING AFFÄRSSYSTEMET

Event

FAKTURAFLÖDE

Med Golden EDI får man en flexibel lösning för att hantera utgående fakturor via CrediFlow eller InExchange. När fakturor hanteras via en VAN så får man möjlighet till PDF-faktura, EDI-faktura och pappersfaktura, var och en för sig eller alla tillsammans i en optimeringstjänst.

VAL AV DISTRIBUTIONSSÄTT

Oavsett vilken fakturaflödestjänst man använder så bör man försöka få kontroll över hur kunderna kan ta emot fakturor för att hålla nere eventuella portokostnader. Det är också viktigt att veta hur man registrerar kundernas e-postadress för fakturamottagning.

E-postadress på kundkortet brukar användas för kontakt med kunden. Den som ska ta emot fakturan har ofta en separat e-postadress som de vill få fakturorna skickade till. Detta görs med att använda kundkortets inställning för dokumentlayout. Där kan man även ställa in e-postadress per dokumenttyp. Denna kan också hantera flera adresser i samma fält om flera mottagare ska få fakturan.

För att optimera kostnaderna för porto kan man använda fakturaflödestjänstens utskriftstjänst med kuvertering och frankering som ger en direkt lägre kostnad än om man hanterar detta själv.

EGEN TESTNING

En uppsättning av fakturaflöde görs oftast i skarp miljö eftersom det behövs aktuella fakturor med aktiva kunder. Återläsning av betalningsfiler kan också testas i skarp miljö utan att påverka driften eftersom inläsningen kan tas bort utan att bokföras.

Ovan beskrivna uppsättning ska vara gjord innan man testar samt inställningar för fakturaflödesuppsättningar:

· Meddelandekod 1100 för återläsning.

· Meddelandeval Meddelandekod 1100 för automatisk körning.

SUMMERING

Denna dokumentation innehåller en handledning till att hantera Golden EDI:s fakturaflöde till CrediFlow eller InExchange. I dokumentationen visas vissa bilder med CrediFlow där InExchange likväl kan vara alternativet.

GEDI MEDDELANDEKÖ

Meddelandekön är det ställe där Golden EDI:s Cloud Service och Dynamics Nav utbyter information. Det finns lite olika menyer där man kan gå in och se meddelandekön. Det finns även stackikon som visar antalet obehandlade meddelande i meddelandekön.

Under meddelande kön kan man hantera eventuella fel och även hantera meddelande manuellt.

Det normala sättet att hantera meddelandekön är att låta standard jobbkö hantera körningen. I initiering och inställning är detta uppsatt för automatisk hantering, men det är viktigt att känna till hur meddelandekön ser ut och hur den fungerar.

Omstart av Golden EDI jobbkö i jobbkötransaktioner

Sök efter jobbkötranssaktioner inne i NAV

När man fått upp köerna så identifierar du den kön som du vill starta om

Ställ dig på raden för den kön du vill starta om och klicka på Starta om

Förtydligande av köernas funktion

GEDIDELETE är till för att rensa ut avslutade meddelande enligt inställning i meddelandekoder.

GEDIHEART ger ett pulsslag till GEDICLOUD så att cloudtjänsten vet att kommunikationen fungerar.

ÖVERVAKNING GOLDEN EDI CLOUD SERVICE

Överföring av meddelande

När ett utgående meddelande nått Golden EDIs Cloud Service så har Golden EDI fullständig kontroll på meddelandet tills dess att det är levererat till mottagaren. Allting processas i köer och uppstår ett tillfälligt fel så försöker systemet automatiskt igen tills systemet beslutar sig för att flagga meddelandet som olevererbart. Sker detta vidtar Golden EDI de åtgärder som behövs för att lösa problemet.

Status

Om meddelandet inte mottas eller om det av någon anledning inte innehåller rätt information, ställt mot det format som är krävt, så meddelas detta till affärssystemet som en felaktig överföring. Detta kommer därefter aviseras till ansvarig på företaget via Golden EDIs interna funktioner.

Steg 1

1. Först måste du se till att du kan installera Golden EDI i tilläggshanteraren innan du fortsätter med följande steg. Detta hjälper dig att gå från ingenting till en basic, enkel installation med Golden EDI. För mer avancerade inställningar och demo kan du kontakta oss och vi hjälper gärna till.

2. Ställ in ditt rollcenter till "Försäljningsorderhandläggare". Så att du får rätt privilegier att köra initialiseringen av Golden EDI.

3. Sök efter Assisterad configuration och klicka på “Konfigurera e-post” om statusen är “Ej slutförd” annars gå vidare till punkt 7.

4. Välj e-postleverantören, bilden kommer att vara en uppsättning av “Other e-mail provider” med hjälp av SMTP.

5. Fyll i e-postkonto och smtpserverinformationen och klicka sedan på nästa när du är klar.

6. Klicka på “Slutför” för att slutföra konfigurationen av e-postkommunikation. Om du behöver verifiera dina inställningar kan du klicka på “Skicka test-e-post” och kontrollera om det fungerar. Om inte kan du gå tillbaka och kontrollera de angivna uppgifterna.

7. Nu kan du klicka på “Sätt upp Golden EDI” för att börja skapa Golden EDI för ett grundläggande utgående fakturaflöde via PDF.

8. Acceptera användningsperioden och sekretesspolicy genom att markera ruran och klicka på nästa. Du hittar både integritetspolicy och användarvillkor på vår hemsida, .

9. Vänta tills applikationen laddas och bygger några standarddata. Det tar inte lång tid och när du är klar kan du trycka på "nästa" för att fortsätta.

10. På denna sida kan du valfritt konfigurera utgående fakturering för önskade kunder genom att fylla i kundnumret och det e-postmeddelande de vill få sina fakturor till. För demo ändamål föreslår jag att du fyller i en kund här så att du kan använda den längre ner i det här dokumentet. När du är klar klickar du på “nästa” för att fortsätta.

11. Fyll i den e-postadress som ska användas som "Från adress" i skickade e-postmeddelanden.

12. Inställningen är nu klar så att du kan klicka på "Klar". Vi kan nu börja testa en liten del av Golden EDI med de kunder du skrev i tidigare steg.

KORT FÖRKLARING AV MENYPUNKTER OCH BEGREPP I GOLDEN EDI

· GEDI-profil

o En profil kan sägas vara kopplingen mellan den interna funktionaliteten i Dynamics Nav och Golden EDIs Cloud Service. En profil kan dock även vara användbar för ex. PDF-hantering utan att koppling behövs till Cloud Servicen.

o En del information under GEDI-profilen är rent informativ medan annan information kan användas i någon funktion. Inställning görs på kunden/leverantören och som sedan överförs till dokumentet som skapas.

· GEDI meddelandekod

o Meddelandekoder läggs upp för vilka meddelande man ska hantera och vilken riktning de har, upp, ner, internt, kontroll eller meddelandet ska avslutas direkt. I uppsättning av meddeladekoder kan man även göra inställning för hur många dagar tillbaka man vill spara meddelande av olika typer. Jobbkön ska sättas upp med att köra en rensningsfunktion som inkluderas i Golden EDI.

· GEDI meddelandeval

o Grundförutsättning för att en meddelandekod ska hanteras är att koden finns angiven i någon av inställningarna under meddelandeval.

o Meddelandeval är inställning för vilken meddelandekod som ska användas i de fall det gäller att lyssna på händelser, exempelvis på en bokföring av faktura.

· GEDI mappning

o Mappning är grundfunktionen för Golden EDI. Det är denna tillsammans med övriga inställningsmöjligheter som gör att programmering av EDI-flöde kan undvikas.

o Mappningen används i de tre olika riktningar som ett meddelande kan ha, d.v.s. inkommande, utgående eller föremål för att bli kontrollerade.

· GEDI meddelandeinställning

o I meddelandeinställning kopplas profil, meddelandekod och mappningsinställning samman. Det blir på så sätt den inställning som styr, om och hur, en funktion ska hanteras för en specifik part.

· GEDI konvertering

o Konverteringsfunktionen ger möjlighet att konvertera inkommande eller utgående information så att interna systemet eller mottagande part får information på det sätt som förväntas. Exempelvis styr mottagande part hur momssatser skall benämnas och då behöver man konvertera de interna momssatserna innan de skickas. Valuta är en annan vanlig konvertering där det ibland önskas kod för den lokala valutan och ibland får det inte vara någon kod.

· GEDI statusfunktion

o Som statusfunktion finns två huvudfunktioner, det första är kopplat till den interna hanteringen av ett dokument och det andra är kopplat till resultatet från Golden EDIs Cloud Service.

· GEDI meddelandekö

o Meddelandekön används för att läsa, skriva och kontrollera meddelande. Kön kan köras manuellt eller via standard jobbkö.

· GEDI meddelanderader

o I meddelanderader så ligger den information som ska hanteras i flödet. Ett meddelande delas med en rad för varje del i meddelandet. På så sätt kan informationen, i princip, vara hur bestående av obegränsat antal rader.

· GEDI meddelandelogg

o Meddelandeloggen sköts på två olika sätt, det ena sättet sköts av systemet och det andra genom egen inställning i mappningen. Systemet skapar automatiskt logg vid fel i skrivning av meddelande. Vid ett fel i skrivning kan även ett meddelande skapas till systemansvarig via meddelandeval och inställning till denna. Meddelandeloggen har alltid en koppling till den rad i meddelandekön som loggen är skapad ifrån.

· GEDI statustransaktioner

o Statustransaktioner skapas lite olika beroende på vilket moment det är som hanteras och visas i listor över dokument. Exempelvis försäljningslista och lista över bokförda fakturor.

· GEDI försäljningslista

o Lista som är filtrerad för de ordrar som har GEDI-profil ifylld.

· GEDI bokförda försäljningsfakturor

o Lista som är filtrerad för de fakturor som har GEDI-profil ifylld.

· GEDI bokförda försäljningskreditnotor

o Lista som är filtrerad för de kreditnotor som har GEDI-profil ifylld.

· GEDI inköpsfakturor

o Lista som är filtrerad för de inkommande leverantörsfakturor som har GEDI-profil ifylld.

· GEDI inköpskreditnotor

o Lista som är filtrerad för de inkommande leverantörskreditnotor som har GEDI-profil ifylld.

· GEDI Leveransavisering

o Tilläggsfunktion som utökar systemets standardfunktion så att en komplett leveransavisering kan skapas. Kostnad för funktionen debiteras separat.

· GEDI försäljningspriser

o Lista som visar information kopplat till PRICAT, om detta används i EDI-flödet.

· GEDI försäljningspris ändringsformulär

o Lista som används för att bearbeta priser innan PRICAT skickas.

· GEDI mappningsbibliotek

o Bibliotek över mappningar som är tillgängliga som används för att beställa mappningar från Golden EDIs Cloud Service.

· GEDI klassinställning

o Används för att välja fält som identifierar inkommande information. Normalt inget som ändras.

· GEDI kontrollmeddelande

o I kontrollmeddelande ska markering för manuell direktkörning vara markerad. Detta innebär att meddelandet körs automatiskt när det beställs. Anledningen är att man oftast vill ha en direktrespons på kontrollen som görs. Exempelvis vill man få meddelande direkt vid en fakturering att det saknas information eller man har felaktig information innan själva fakturan blir skapad.

· GEDI pulsslag

o Under jobbkö finns en inställning för att ange om jobbkön ska skicka pulsslag till Golden EDIs Cloud Service. Om inställning görs under jobbkön så ska det också göras en inställning under meddelandevalet kallad kör pulsslag. Denna ska i sin tur vara kopplad till en egen jobbkö som enbart kör pulsslagen.

· Standard jobbkö

o För att köra Golden EDI med automatik så behövs det en uppsättning av jobbkö för denna. Om man vill ha övervakning av jobbkön, via Cloud Servicen, så kan man även lägga upp en jobbkö som skickar ut pulsslag.

· GEDI aviseringsmail

o Aviseringsmail kan sättas upp för att aktiveras för olika händelser. Man kan sätta upp aviseringar för fel som uppstår, för att indikera att order har kommit in, för att avisera att en faktura är utskickad, m.m.

20190214

SUMMERING

I Golden EDI lyssnar systemet på publicerade event och genom inställningar kan då Golden EDI agera på händelsen. Typiska exempel på event är släpp av försäljningsorder, bokföring av faktura, m.fl.

I Golden EDI Meddelandeinställning kan man koppla meddelandekoder till det specifika eventet och därmed koppla kunder/leverantörer att bli interagerande med en viss händelse.

I Golden EDI finns det tillagt 4 öppna händelser som utvecklare kan anropa för att få systemet att agera på händelsen.

INSTÄLLNING

Meddelandekoder

Under meddelandekoder finns möjlighet att sätta koder som ska hantera olika händelser. Vid initiering läggs ett antal standardkoder upp i listan. Nya koder kan läggas upp där detta behövs. Förslagsvis lägger man dem från kod 700 och uppåt. Ett utåtgående meddelande har behov av två koder, en för beställning av ett utåtgående meddelande, som i sin tur skapar det beställda meddelandet.

Se exempel på hur 020 är en intern beställning för meddelandekod 021 där 021 skapar själva meddelandet.

Meddelandeval

Meddelandeval kan man göra inställning för olika händelser. Meddelandeval är likt standard rapportval med skillnad att man väljer en meddelandekod istället för ett rapport-id.

Exempel på inställning för bokföring av faktura.

Automatik

Med affärssystemets standard jobbkö hanteras alla automatiska funktioner i Golden EDI. Det innebär bl.a. att inkomna order läses automatiskt in, bokförda fakturor skickas automatiskt ut. Inställning för vilken jobbkö som ska hantera en händelse styrs under meddelandeval där man väljer Kategorikod för jobbkö.

GEDI Meddelandeinställning

Under GEDI Meddelandeinställning knyter man samman GEDI-profil med meddelandekod och mappningsdokument. I mappningsdokumentet bestämmer man hur meddelandet ska hanteras och vad det ska innehålla.

SKAPA KUNDSPECIFIK HÄNDELSE

Manuella anrop

För att skapa ett manuellt anrop så ska man skapa en GEDI-profil som ska användas i meddelandeinställningen. Exemplet nedan är en kundhändelse som ska skicka ut en beställningsrapport till kunder via PDF.

· Lägg upp en GEDI-profil som heter CUSTREPORT.

· Skapa en GEDI meddelandekod, 700 med beskrivning Beställ PDF-rapport. Sätt koden med riktning Internt.

· Skapa en GEDI meddelandekod, 701 med beskrivning Skicka PDF-rapport. Sätt koden med riktning Upp.

· Lägg meddelandekod 701 på meddelandekod 700 i fältet Beställ meddelandekod.

· I den händelsen/koden som ska utlösa beställningen görs ett anrop till den Code Unit som Golden EDI levererar för ändamålet.

o Exempel är att om kunden ska ha en mailad rapport så gör ett anrop till Local GEDI Management och funktionen CheckMessageToCreate med:

· CheckMessageToCreate('CUSTREPORT','Customer No.','',47,FALSE);

o Customer No. är det kundnummer som ska få rapporten.

o 47 är anrop mot första Manuella anropet. D.v.s. det finns 47 – 50 öppna för anrop.

Manuella anrop

Mappning för utskicket gör Golden EDI.

Tilläggsoption

Om manuella händelser 47 – 50 inte är tillräckliga så finns den en ytterligare genom att lägga upp inställning i GEDI meddelandeinställningar och, istället för att välja 47 – 50 välja meddelandekoden som ska skapas. Observera att meddelandekoden måste vara större än 100 och inte användas till någon annan händelse.

För att köra händelsen i meddelandekön så måste man lägga till meddelandekoden i Meddelandeval övrigt under Kör automatiskt.

20190320

KORT FÖRKLARING AV MENYPUNKTER OCH BEGREPP I GOLDEN EDI

· GEDI-profil

o En profil kan sägas vara kopplingen mellan den interna funktionaliteten i Dynamics Nav och Golden EDIs Cloud Service. En profil kan dock även vara användbar för ex. PDF-hantering utan att koppling behövs till Cloud Servicen.

o En del information under GEDI-profilen är rent informativ medan annan information kan användas i någon funktion. Inställning görs på kunden/leverantören och som sedan överförs till dokumentet som skapas.

· GEDI meddelandekod

SOAP web service configuration

This page describes how to configure the NAV SOAP web service.‌

Install SOAP web service

BRA ATT HITTA

· Golden EDI i menyerna

· GEDI-profil

· Inställning på kund, identifiering av kund

· Standard jobbkö

· GEDI meddelandekö

· Meddelanderader och logg

· GEDI status

· Mappning

MER FUNKTION VIA SMTP, OBS SEPARAT UPPSÄTTNING

· Betalningspåminnelse

· Räntefaktura

Supplier / Seller

Identity of a party formally defined as the seller in a commercial agreement.

GEDI PÅMINNELSE OCH RÄNTEFAKTURA

Genom Golden EDI kan man skicka påminnelser och räntefakturor som PDF via den interna SMTP-funktionen.

I uppsättningen av fakturaflöde tillkommer detta som en egen uppsättning. Vill man ha bättre möjlighet till inställningar gällande mailadress för påminnelser och räntefakturor så måste man lägga fram dessa val i dokumentlayouter, görs av utvecklare. Om man inte gör detta så skickas dokumenten till kundens standard mailadress.

Eftersom det enbart är upplagt en GEDI-profil som hanterar utskicken så kommer alla dessa även att få påminnelser och räntefakturor via mail. Om man vill särskilja dem, d.v.s. att inte alla får dessa dokument, så måste man lägga upp ytterligare GEDI-profil där man kan särskilja de som ska får dokumenten med dem som inte ska ha det.

INBETALNINGS JOURNALER

När Golden EDI läser in betalningsfilen så skapar den en rad i en inbetalningsjournal för varje rad i betalningsfilen. Dessa kan hittas genom att öppna Inbetalningsjournaler och trycka på journalen med namn PAYEX. I denna journal är det inställt för vilken nummerserie bokförd journal ska ha och nummerserie för journal är tom. Anledningen till detta är att inkommet dokumentnummer måste användas för journalraderna.

Man kan ändra belopp eller kopplad debet/kredit om det skulle vara fel, alternativt kan man ändra vilket motkonto som betalningen ska bokföras mot.

När allt känns korrekt så trycker man på Bokför uppe i menyn och sedan Ja i dialogrutan som kommer upp. Då kommer NAV bokföra och registrera betalningen för debet/kredit.

GEDI AVISERING

I vissa lägen, kanske i starten, kan det vara bra att få en intern avisering när fakturor skickas till kunderna. Denna kan exempelvis skickas till ekonomi eller försäljningsavdelningen. Det finns också en inställning för avisering om det skulle upptäckas ett fel vid utskick av fakturor. Detta skickas då till angiven användare för att göra kontroll på det som gått fel. Det finns också en avisering som meddelar om jobbkön har stoppats och som skickas från Golden EDIs Cloud Service.

SOAP web service configuration

This page describes how to configure the NAV SOAP web service.‌

Install SOAP web service

‌When you install Microsoft Dynamics NAV 2018 the SOAP web service is installed when you install the Server Option. Please refer to your Microsoft Dynamics NAV documentation for detailed info on how to install/configure the NAV SOAP web service for your NAV version. You need to check that the SOAP web service is enabled for your installation by verifying that the checkbox Enable SOAP Service is checked when looking at the configuration in the Dynamics NAV Administration application.NAV SOAP Service settings‌

SSL

‌We strongly recommend you to use SSL for your SOAP web service. You enable SSL by installing a valid SSL certificate on your server, checking the checkbox Enable SSL and entering the thumbprint of your certificate under the General settings. Please refer to you Dynamics NAV documentation for detailed information about installing a SSL certificate.NAV Certificate Thumbprint settings‌

SOAP Base URL

‌You may enter the correct external SOAP Base URL in the SOAP Base URL setting. The base URL must have the following syntax: http[s]://hostname:port/instance/WS/Example Base URL

‌The instance name can be found in the tree in the Dynamics NAV Administration application and in the header for the selected instance.The instance name is in this example DynamicsNAV110‌

Configure SOAP web service

‌The Golden EDI initialization will add the correct web service entries in NAV. You can verify this by searching for "web services" in the Dynamics NAV application and confirm that these lines are added:Golden EDI web service configuration for NAV 2018‌

Credentials

‌The Golden EDI cloud service will communicate with your NAV instance over the SOAP web service. To do this Golden EDI cloud service need to authenticate with a NAV user account. Please create a specific user for the Golden EDI cloud service, we recommend you to generate a Web Service Access Key with a the Key Never Expires option. If you choose to go for a ordinary user password the password will need to not expire.‌

The user can be a Full User or a Limited User. The Limited User is has a cheaper license fee and is therefor the preferred choice. Permissions:‌

• Full User - Make sure the user has the user permission set Super.

• Limited User

  (Table IDs for NAV 2018 and BC ) set the permissions to the following:

  Tables with write/read:

‌Firewall

‌In most cases your IT infrastructure contains a firewall between the Internet and your NAV server (or maybe you use the Windows firewall). Golden EDI cloud service needs to have access from Internet to the SOAP web service. If you have a firewall you need to open up the correct port in your firewall for the Golden EDI cloud service. Usually this means to open up port 7047 for TCP connections from the Internet to your NAV server. You can limit the access to the SOAP web service for these source IP addresses:‌

• 104.46.62.206

• 13.69.154.177

• 83.233.252.2

‌Golden EDI cloud service has multiple data centerns in different geographical locations and therefor uses multiple IP addresses when accessing your NAV SOAP service.‌

You can of course use any TCP port as long as the external port in the firewall is translated to the correct TCP port on your NAV server (Usually port 7047 but can be configured to your choice).‌

DNS name

‌We prefer that you have a DNS name for the public IP address that is used to access your NAV server.‌

Information to send to Golden EDI

‌When the configuration is done you need to send this information to Golden EDI:‌

• Server/Domain name, Example: myserver.mydomain.com

• Port, Example: 7047

• SSL/HTTPS usage: yes/no

• Server instance

‌You can send the above information or the SOAP Base URL and the NAV company name:Example of a SOAP Base URL

‌We also need the credentials for the user created above:‌

• Username

• Web Service Access Key or Password

• Domain

‌How to test the configuration

‌It is a good idea to test the configuration before sending us the configuration information. Open up a web browser and try to access the full URL including company name for the SOAP web service. The URL looks like this:‌

http[s]://hostname:port/instance/WS/company-name/servicesExample of a full URL to the NAV SOAP web service

‌

When asked for credentials enter the credentials for the user you created for Golden EDI. The result could look like this if everything is ok (The result is from Google Chrome web browser):Example of a successful configuration when browsing the SOAP web service with Chrome‌

You should see entries for the Golden EDI pages as described under the section .